De stappen naar een succesvolle beursdeelname: 6 tips voor een perfecte voorbereiding
Op zoek naar de juiste voorbereiding voor een succesvolle beursdeelname? Zoek niet verder! In dit artikel delen we namelijk zes onmisbare tips voor die perfecte voorbereiding.
Met deze stappen kun je ervoor zorgen dat je goed voorbereid bent en een blijvende indruk maakt op je doelgroep. Dat is immers waar het allemaal om draait, het behalen van de beursdoelen. Hopelijk bieden de volgende punten houvast voor het opstellen van een complete briefing, maar ook inspiratie om na te denken over bepaalde onderdelen die de beursdeelname naar een hoger plan kunnen tillen.
Goed voorbereid naar de beurs
We begrijpen als geen ander dat het plannen van een beursdeelname aan een toonaangevende vakbeurs een uitdagende taak kan zijn, zeker als je nieuw bent in dit proces. Maar zelfs met ervaring, wil je de voorgaande editie(s) overtreffen. Een flinke uitdaging dus.
Daarom hebben wij onderstaande stappen opgesteld, om te helpen bij de voorbereiding op een succesvolle beursdeelname. Voor het gemak gaan we ervan uit dat de beursdoelen hier al duidelijk zijn, omdat er vaak bij de start al een duidelijke reden is om deel te nemen aan een bepaalde vakbeurs.
Onderstaande punten bieden een samenvatting van belangrijke stappen. Deze gaan je helpen bij het voorbereiden op de beurs.
1. Stel een projectteam samen
Het is van belang om een projectteam samen te stellen wat toegewijd is aan het plannen en uitvoeren van de beursdeelname en verantwoordelijkheden te verdelen. Hierdoor kan elk teamlid zich storten op de specifieke taken en biedt het iedereen de mogelijkheid om hun expertise toe te passen in het proces.
Binnen dit projectteam worden ook een of twee personen als contactpersoon gelinkt aan de standbouwer uiteindelijk, om contact te houden over het proces van de beursstand.
2. Reserveer een standplek
Het reserveren van een standplek komt vroeg in het proces voor. Vaak is een deelname en een standplek al te reserveren kort na de voorgaande editie van de vakbeurs.
Het budget voor de beursdeelname en de afmetingen die je nodig acht zijn hier van belang, ook omdat je per vierkante meter betaald. Maar dat niet alleen! De looproute is ook van belang.
Dit is niet altijd duidelijk, maar je kunt je voorstellen dat een stand ergens achter in een hal minder druk bezocht wordt dan een stand aan het hoofdgangpad.
3. Kies een ervaren standbouwer
Kies voor een ervaren standbouwer, om te helpen bij het ontwerpen en realiseren van de beursstand zelf. Dit is uiteindelijk de show stopper om de doelgroep te bereiken. Als je kiest voor Cialona Expo, een full service standbouwer, dan kies je voor een professionele partner voor het ontwerpen en realiseren van de beursstand.
Een full-service standbouwer biedt een breed scala aan diensten, waaronder ontwerp, productie, installatie en demontage van stands. Vanuit ons krijg je een dedicated projectmanager toegewezen die je soepel door alle nodige stappen begeleidt en alles van a tot z regelt.
Dus door te kiezen voor een betrouwbare dienstverlener, ben je verzekerd van een professionele aanpak en hoogwaardige resultaten. We komen uiteraard graag langs om alles te vertellen over onze dienstverlening.
4. Stand briefing en budget
Het samenstellen van een briefing kan aan de hand van een aantal standaard punten. Mocht je nieuw zijn in het proces, leveren wij hiervoor graag een checklist aan die je kunt afwerken. Een aantal van die punten komen ook terug in ons offerte formulier. Het budget is hier een essentieel onderdeel van, omdat dan vanaf de start duidelijk is wat er beschikbaar is om bepaalde doelen te behalen.
5. Stel een beursteam samen
Deze stap komt wat later in het proces aan bod en gaat over het organiseren van een team dat verantwoordelijk is voor het bemannen van de beursstand gedurende de beursdagen.
Denk aan de doelen van de beursdeelname en welke expertises en vakmensen hiervoor passend zijn. De standbemanning kan vervolgens worden ingepland en taken worden verdeeld. Vergeet niet de standbemanning goed te briefen, zodat zij goed voorbereid gesprekken en demonstraties aanpakken.
6. Communicatiemiddelen
Het voorbereiden van effectieve communicatiemiddelen om de bezoekerservaring te verbeteren en de aandacht op jullie stand te vestigen. Denk hierbij aan communicatiemiddelen buiten de stand zelf, dus bijvoorbeeld folders, monsters en proefstukken, gadgets, promotiemiddelen of andere bezoekersattenties.
En naast alle communicatiemiddelen op de stand, is het net zo belangrijk om de communicatie online op orde te hebben. Creëer content voor emailmarketing, sociale media, website en eventueel persberichten. Door je deelname actief te promoten bij de doelgroep, moedig je hen aan de beurs en stand te bezoeken.
Een goede voorbereiding, is het halve werk
In een wereld waarin de concurrentie op beurzen en evenementen steeds groter wordt, is een goede voorbereiding beursdeelname essentieel. Door alle stappen zorgvuldig te volgen, kun je ervoor zorgen dat de stand eruit springt en een blijvende indruk achterlaat bij de doelgroep.
Of je nu deelneemt aan een beurs, congres of ander evenement, een goed voorbereide beursstand kan het verschil maken tussen het aantrekken van nieuwe klanten of onopgemerkt blijven.
Met een goed samengesteld projectteam, een ervaren standbouwer aan je zijde, en effectieve off en online communicatiemiddelen in handen, ben je goed op weg naar een succesvolle beursdeelname.
