Het opstellen van een stand briefing, wat hoort daar allemaal in?
Het opstellen van een stand briefing is misschien iets wat je nog nooit gedaan hebt. Maar maak je niet druk! We helpen je er doorheen via onderstaande punten, welke belangrijk zijn voor een goede briefing.
Een briefing voor een beursstand is namelijk essentieel voor een succesvolle beursdeelname. Het vormt de basis waarop alle aspecten van de stand worden bedacht en gerealiseerd. In deze briefing worden onder andere de doelstelling(en) vastgelegd, maar ook de doelgroep, de boodschap en de branding zijn hier onderdeel van.
Het is een soort blauwdruk die het fundament is voor het hele project en zorgt dat alle betrokkenen op één lijn zitten. In dit artikel bespreken we een aantal essentiële onderdelen van deze briefing.
Aan de hand van deze briefing gaat ons designteam aan de slag met het maken van een moodboard en eerste standconcept. Dit sluit naadloos aan op alle punten die in de briefing worden besproken. Een aantal van deze belangrijke punten worden in dit artikel verder toegelicht, zodat de briefing zo compleet mogelijk is.
Maak een start met de briefing voor de standbouwer:
1. Algemene gegevens
Hierbij gaat het over de volgende algemene gegevens die heel relevant zijn om hier de briefing mee te beginnen. Denk hierbij aan:
- Bedrijfsnaam;
- Contactpersoon;
- Naam van de beurs;
- Locatie van de beurs;
- Hal en standnummer;
- Afmetingen van de standplek;
- Type beursstand (eiland-, kop-, hoek-, tussen-, of verdiepingstand);
- Beschikbaar budget.
2. Doelstelling en doelgroep
De doelstelling of doelstellingen vormen de kern van het project en dienen als leidraad voor het ontwerpproces. Een doelstelling kan bijvoorbeeld zijn; het vergroten van de naamsbekendheid, het genereren van nieuwe leads of het introduceren van nieuwe producten of diensten.
Daarnaast wordt de doelgroep benoemd, zodat het designteam van de standbouwer ervoor kan zorgen dat de uitstraling van functionaliteiten van de stand optimaal aansluiten bij de interesses, behoeften en verwachtingen van die groep. Probeer de doelgroep daarom zo specifiek mogelijk te beschrijven. Dit kan uiteraard ook per bedrijfstak, product of beurs van elkaar verschillen.
3. Eerdere beursdeelnames
Waarschijnlijk is er door de organisatie eerder deelgenomen aan een beurs. Misschien zelfs dezelfde beurs als nu de briefing betreft. In dat geval weet je wat er allemaal komt kijken bij een beursdeelname!
Het is altijd relevant om van je te horen wat er wel of wat er niet goed ging de vorige keer. Misschien heb je zelfs foto’s beschikbaar van de vorige beursstand.
4. De uitstraling
De uitstraling van de beursstand moet perfect aansluiten bij de identiteit en branding van de organisatie. Dit punt gaat niet alleen over het visuele aspect, maar ook de algehele sfeer en beleving die de stand moet uitdragen. Je kunt hiervoor ook voorbeelden uit ons portfolio gebruiken, om een sfeer te schetsen.
Bij het ontwikkelen van een eerste standconcept, houden we rekening met elementen als kleurgebruik, materialen, indeling en huisstijl. Als het beschikbaar is, ontvangen wij ook graag een Brandmanual, waaruit wij de vaste huis stijlelementen kunnen overnemen zoals kleur, logo gebruik en lettertypen.
5. Faciliteiten en inrichting
Onder faciliteiten en inrichting bedoelen we hier de praktische aspecten die de bezoekerservaring naar een hoger plan tillen. Als we het hebben over faciliteiten kun je denken aan bijvoorbeeld, stroom- en wateraansluitingen, oplaadpunten, wifi, aanwezigheid van zitruimtes of opbergmogelijkheden.
Daarnaast speelt de inrichting een belangrijke rol in het aantrekken van de doelgroep. Dit is een punt waar ons designteam mee aan de slag gaat, maar mocht je een idee hebben over de inrichting mag dit natuurlijk altijd. Het is voor ons wel van belang om te weten of er bijvoorbeeld een grote machine, rijtuig of iets anders op de stand aanwezig moet zijn. Dit heeft invloed op de indeling en inrichting van de beursstand.
Een goed doordachte inrichting verbeterd de flow van de standbezoekers, stimuleert interactie en versterkt de boodschap van de stand en de organisatie.
6. Activiteiten en interactiviteit op de stand
Het succes van een beursdeelname wordt mede bepaald door de mate van interactie en betrokkenheid die de stand en zijn bemanning kan genereren. Het is om die reden belangrijk om na te denken over activiteiten die gedurende de beursdagen plaatsvinden op de stand en de mate van interactiviteit die wordt aangeboden.
Activiteiten kunnen variëren van live demonstraties, workshops, productpresentaties, wedstrijden of een spelelement. Door te zorgen voor activiteiten kun je de aandacht trekken en van beursbezoekers standbezoekers maken.
Interactiviteit kan eveneens op veel manieren worden geïntegreerd op de stand. Dit kan door gebruik te maken van touchscreens, augmented reality, social media intergratie of hologrammen. Deze tools bieden standbezoekers de mogelijkheid om actief deel te nemen aan de ervaring en een band op te bouwen met de organisatie of het merk.
Geef in de stand briefing aan of je van plan bent dergelijke activiteiten te organiseren, zodat we hier rekening mee kunnen houden. Weet je dat nog niet? Geen probleem! Wij denken heel graag mee aan de invulling hiervan en hebben alle expertise binnen handbereik om het uiterste hieruit te halen.
7. Hospitality
Hospitality op de beursstand zorgt voor een gastvrije en uitnodigende uitstraling. Het gaat hier om het bieden van niet alleen een warm welkom, maar ook om een zo comfortabel mogelijke omgeving waar bezoekers zich op hun gemak voelen en willen blijven.
Niet iedereen wil een hospitality gedeelte op de beursstand. Echter, als je wil dat je doelgroep blijft hangen om bijvoorbeeld een demonstratie bij te wonen, of te luisteren naar wat je te zeggen hebt over nieuwe producten, is een hospitality gedeelte een goede zet.
Ook hospitality is een breed begrip en omvat veel elementen en je kunt het zo gek maken als je zelf wilt. Dit gaat van koffie, thee en een koek tot compleet gevulde bar met verschillende zitjes.
Vermeld in de stand briefing of het nodig is om een hospitality gedeelte te integreren in de beursstand en wellicht ook hoe je dat voor je ziet. Hoeveel zitjes ongeveer? Hoog- of lage zit?
Van briefing tot realisatie: een beursstand die bijblijft!
Aan de hand van een stand briefing gaat ons team aan de slag met het maken van een eerste concept dat naadloos aansluit bij de vastgestelde punten zoals hierboven beschreven.
Door creativiteit te combineren met functionaliteit streven we ernaar een stand te ontwerpen die de aandacht trekt, de merkidentiteit versterkt en bezoekers een geweldige ervaring biedt die bijblijft. Vervolgens presenteren wij het concept, waarna eventuele aanpassingen worden doorgevoerd om het ontwerp te optimaliseren en te verfijnen.
Ons doel is altijd om een beursstand te creëren die niet alleen visueel indrukwekkend is, maar ook de gewenste resultaten voor de beursdeelname overtreft!
